«هيئة الأسواق» تعتمد مشروع «المقاصة» لحضور العموميات والتصويت «أون لاين»

اعتمدت هيئة أسواق المال المشروع الذي قدمته الشركة الكويتية للمقاصة في شأن تنظيم حضور الجمعيات العامة للشركات والكيانات ذات العلاقة من خلال الأنظمة الإلكترونية «أون لاين». ويتضمن المشروع الذي حصلت «الراي» على نسخة منه حزمة من السياسات والإجراءات المهمة التي تضمن إجراء العملية في إطار من الدقة والعملية، بما في ذلك إجراءات تسجيل المساهمين في النظام الإلكتروني الذي ستشرف عليه المقاصة من خلال الفرق الفنية المختصة.
وبات تأجيل الجمعيات العمومية المجدولة اعتباراً من اليوم وحتى 30 مايو الجاري وهي فترة الحظر الشامل التي أقرتها الحكومة بمثابة أمر أمر واقع، ما يعني ترحيل تلك الاجتماعات إلى مواعيد جديدة تبدأ بعد ذلك التاريخ حسب أولية التحديد السابقة.
وبهذه المناسبة أفاد الرئيس التنفيذي في «المقاصة» خلدون الطبطبائي في اتصال هاتفي مع «الراي» بأن المشروع سيكون له أثره في تنظيم اجتماعات الجمعيات العمومية والتصويت على البنود المُدرجة على جداول الأعمال عن بُعد، وفقاً لشروط وضوابط واضحة.

وأضاف الطبطبائي أن فريق عمل المقاصة أنجز السياسات الخاصة بالعملية خلال فترة وجيزة لمواكبة المستجدات التي تشهدها الساحة لاسيما في ظل جائحة كورونا، وما يتطلبه الأمر من تقديم خدمات آلية منعاً للتجمعات التي قد يترتب عليها تفاقم الوضع.
وأوضح أن هذا النظام موقت وسيخضع للتطوير مستقبلا حيث تم إنجازه خلال شهر فقط، في ظل ما دعت إليه الضرورة ما ادى إلى تسريع عجلة البحث والدراسة للإفراج عن السياسات المنظمة للعملية، عبر التنسيق والتواصل الدائمين مع كل من وزارة التجارة والصناعة و«هيئة الأسواق» لإيجاد حلول سريعة لمواجهة التداعيات.
وتابع أن السياسات والإجراءات الواردة في الدليل سيتم تطبيقها بصورة موقتة تزامناً مع الأزمة العالمية المتعلقة بفيروس كورونا وتعليمات الجهات الحكومية الصحية، والى حين صدور قرار من الهيئة بالتعديل عليها، لافتاً إلى أنه سيكون من حق المساهم إما المشاركة في الحضور بالجمعيات العمومية والتصويت على قراراتها من خلال هذا النظام الالكتروني أو من خلال الحضور المباشر باجتماع الجمعية العمومية في حال عدم وجود قيود تمنع من الانعقاد حضورياً.
وأوضح دليل السياسات أن تسجيل المساهمين في النظام الإلكتروني يتطلب حزمة من الخطوات هي:

1 - تقوم المقاصة بتوفير بريد إلكتروني لكل مساهم في الشركات يكون مخصصاً لطلب تسجيل المسااهم
بالنظام الإلكتروني، ويكون على نوعين، الأول مخصصاً لشريحة المساهمين الطبيعيين والآخرلشريحة المساهمين الاعتباريين.
2- تقوم المقاصة بنشر النموذج الخاص بتسجيل المساهمين على موقعها الإلكتروني والذي يتم إرساله بعد التعبئة من قبل المساهم إلى البريد الإلكتروني المخصص لذلك من المقاصة.
3 - يتعين على المساهم التأكد من تعبئة النموذج بشكل كامل وارفاق المستندات المطلوبة.
4-  في حال المساهمين الطبيعيين، يتعين إرفاق نموذج التسجيل مع صورة البطاقة المدنية الأصلية وصورة جواز السفر، وفي حال عدم وجود صورة لجواز السفر يتم إرفاق أي مستند رسمي يوضح فيه تطابق توقيع المساهم على نموذج التسجيل.
5 - في حال المساهمين الاعتباريين، يتعين إرفاق نموذج التسجيل مع صورة اعتماد التوقيع وصورة البطاقة المدنية للمخول بالتوقيع وصورة من هوية التعريف بالمساهم.
6- تحتفظ المقاصة بحق رفض أي طلب غير مستوفي البيانات أو في حال التحقق من أن البيانات المرسلة لا تعاود للمساهم. كما يمكن للمقاصة الاتصال بالمساهم لطلب أي بيانات أو مستندات إضافية.
7- يتم إرسال اسم المستخدم وكلمة السر إلى البريد الإلكتروني الوارد في نماوذج التسجيل ولا تكاون
المقاصة مسؤولة عن أي سوء استخدام أو خطأ لبيانات الدخول على النظام الإلكتروني أو في حال حصول طرف غير مخول عليها.
8- يتعين على المساهم فور الحصول على بيانات الدخول القيام بتغيير كلمة السر الخاصة به.
9 - يتعين على المساهم الإبلاغ عن فقدانه لكلمة السر.
10 -توفر المقاصة رابط الدعم الفني للنظام لحصول المساهمين على المساعدات التقنية.
11 -تقدم المقاصة تقارير شهرية للهيئة عن عدد المساهمين المسجلين بالنظام.

المشاركة والتصويت من خلال النظام الإلكتروني:
السياسة:
1- يتيح النظام الإلكتروني للمساهمين الوصول والاطلاع على كافاة المستندات المقدمة من مجلس الإدارة ذات العلاقة ببنود جدول الاعمال وفرصة المشاركة والتصويت على بنود الجمعية العامة، للاجتماعات التي تم تفعيلها وذلك باللغتين العربية والإنكليزية.
2- يتم إتاحة المشاركة بالتصويت على بنود الاجتماع والتأكيد على المشاركة بالنظام خلال فترة لا تقل عن خمس أيام عمل حتى تاريخ الاجتماع المعلن.
3- يمكن إتاحة أكثر من اجتماع على النظام الإلكتروني خلال نفس الفترة.
4- يمكن للمساهم المشاركة والتصويت على بنود الاجتماع خلال فترة الإتاحة.
5- يتم إغلاق باب المشاركة والتصويت على بنود الجمعية العامة في الساعة الثامنة صباحاً يوم الاجتماع المعلن.
6 - يمكن للمساهم المشاركة والتصويت بما يعدل الأسهم المملوكة والخالية من أي قيود تمنع دخولها في نصاب الحضور أو التصويت.
7- لا يوجد خاصية تجزئة الأسهم المملوكة للمساهم.
8- يمكن للمساهم ابداء الموافقة أو عدم الموافقة أو الامتناع على أي بند من بنود الاجتماع.
9 - يتم إتاحة نافذة استفسارات عبر النظام الإلكتروني لجميع المساهمين لإبداء أي استفسارات تتعلق ببنود الاجتماع وذلك في أول يومي عمل من فترة اتاحة المشاركة.
10 - يلتزم المصدر بالرد على جميع الاستفسارات الواردة عبر النظام الإلكتروني خلال يومي عمل من تاريخ ورود الاستفسار، ويكون الرد عبر بيانات الاتصال التي يتلقاها المصدر من المقاصة.
11- يتم إتاحة نافذة ملاحظات عامة عبار النظاام الإلكتروناي لجميع المساهمين لإبداء أي ملاحظات أو تحفظات أو تعليقات عامة على بنود الاجتماع.
12- لا يتم إرسال أي بيانات عن إجمالي المشاركة أو نتائج التصويت إلى المصدر خلال فترة الإتاحة، ويتم ذلك فقط بعد إغلاق باب المشاركة.
13- بالنسبة لصناديق الاستثمار، يكون مدير الصندوق مسؤولاً عن ارسال الدعوة للجهات المعنية )الهيئة والبورصة ومراقب الاستثمار ومراقب الحسابات ومكتب التدقيق الشرعي الخارجي في الأحوال المقررة (وتبطل الجمعية في حال عدم حضور مراقب الحسابات ومكتب التدقيق الشارعي الخارجي إذا كان من المقرر عرض البيانات المالية على حملة الوحدات).
14- تكون مشاركة المساهم بناء على آخر رصيد أسهم مملوك في يوم الحيازة، وفي حال البيع قبل يوم الحيازة فسيتم الغاء المشاركة.