الأثري: دراسة أرشفة الملفات الوظيفية في القطاع الإداري
هيثم الأثري
كشف وكيل وزارة التربية الدكتور هيثم الأثري، عن دراسة لأرشفة الملفات الوظيفية في القطاع الإداري، يتم من خلالها تحديد الاحتياجات المطلوبة من مختلف قطاعات الوزارة وإمكانية توفيرها، وفقاً للملفات الوظيفية، وتقييم المتاح حالياً ودراسة علاقة النظام الجديد، لخدمة الأنظمة القائمة حالياً في الشؤون الإدارية، واستحداث خدمات إلكترونية من النظام الجديد لخدمة المواطن والمراجع.
وشكل الأثري لجنة الإشراف والتنسيق لإجراء الدراسة المشار إليها، برئاسة مدير إدارة الموارد البشرية سعود الجويسر، وعضوية 8 موظفين، محدداً مهامها في وضع خطة لفرز الملفات وتحديد الوثائق المطلوب إدراجها للملف الواحد، ووضع خطة زمنية لتنفيذ الفرز وإعادة تعميم الوثائق.
كما شكل الأثري لجنة أخرى لإعداد وصياغة ودراسة مشروع ارشفة الملفات الوظيفية، برئاسة مديرة إدارة نظم المعلومات وعضوية 8 موظفين، محدداً مهامها في توفير المتطلبات اللوجستية والبشرية لتنفيذ المشروع، وإعداد المخاطبات اللازمة لذلك، وتقدير الميزانيات وإدراجها في ميزانية وزارة التربية، وإعداد الوثائق والمواصفات الفنية المطلوبة، ورفع تقرير بها لتتم دراسته والموافقة عليه من لجنة دراسة المشروع.
وشدد على ضرورة تحليل ودراسة الصلاحيات الواجب منحها لمختلف قطاعات الوزارة، ودراسة وإعداد الجدول الزمني اللازم للمشروع وتحديد المراحل اللازمة لتنفيذ المشروع والفترات الزمنية لكل مرحلة وتحديد سبل مراقبة الجودة المطلوبة بالملفات ورفع تقرير توصية مدعم بنتائج الدراسة، موضحاً به كل المتطلبات المفترض توفيرها بالنظام، على ان يكلف رئيس كل لجنة بتزويد اللجنة العليا لدراسة تشكيل اللجان بوزارة التربية بمحاضر الإجتماعات ونسب الإنجاز ورفع التقرير النهائي بأعمال اللجنة.
وشكل الأثري لجنة الإشراف والتنسيق لإجراء الدراسة المشار إليها، برئاسة مدير إدارة الموارد البشرية سعود الجويسر، وعضوية 8 موظفين، محدداً مهامها في وضع خطة لفرز الملفات وتحديد الوثائق المطلوب إدراجها للملف الواحد، ووضع خطة زمنية لتنفيذ الفرز وإعادة تعميم الوثائق.
كما شكل الأثري لجنة أخرى لإعداد وصياغة ودراسة مشروع ارشفة الملفات الوظيفية، برئاسة مديرة إدارة نظم المعلومات وعضوية 8 موظفين، محدداً مهامها في توفير المتطلبات اللوجستية والبشرية لتنفيذ المشروع، وإعداد المخاطبات اللازمة لذلك، وتقدير الميزانيات وإدراجها في ميزانية وزارة التربية، وإعداد الوثائق والمواصفات الفنية المطلوبة، ورفع تقرير بها لتتم دراسته والموافقة عليه من لجنة دراسة المشروع.
وشدد على ضرورة تحليل ودراسة الصلاحيات الواجب منحها لمختلف قطاعات الوزارة، ودراسة وإعداد الجدول الزمني اللازم للمشروع وتحديد المراحل اللازمة لتنفيذ المشروع والفترات الزمنية لكل مرحلة وتحديد سبل مراقبة الجودة المطلوبة بالملفات ورفع تقرير توصية مدعم بنتائج الدراسة، موضحاً به كل المتطلبات المفترض توفيرها بالنظام، على ان يكلف رئيس كل لجنة بتزويد اللجنة العليا لدراسة تشكيل اللجان بوزارة التربية بمحاضر الإجتماعات ونسب الإنجاز ورفع التقرير النهائي بأعمال اللجنة.
